Privacy Notice for the Collection of Personal Data – Fairs/Events
Data Collection for Marketing Purposes and Data Sharing with Business Partners
Privacy notice on the processing of personal data in compliance with the provisions of EU Regulation No. 679/2016 (GDPR), hereinafter referred to as the “Regulation” pursuant to Article 13.
1. Data Controller
The Data Controller is Seingim Global Service S.r.l., with registered office in Ceggia (VE), at Via Duca D’Aosta 96, Tax Code/VAT No. 03133300271, represented by the Legal Representative pro tempore.
2. Data Protection Officer (DPO)
Email: dpo@seingim.it
3. Purpose and Legal Basis of Processing
The personal data collected (name, surname, company, email address, phone number, job title, etc.) will be processed for the following purposes:
- Event organization and management: Including participant registration, distribution of informational materials, and organization of events and workshops.
- Legal basis: Pre-contractual measures.
- Sending informational and promotional communications: Related to products and services offered by the company, future events, and industry news.
- Legal basis: Consent of the data subject (as explicitly expressed at the bottom of this document pursuant to the Digital Market Act).
- Creation of a contact database: For future marketing and communication activities.
- Legal basis: Legitimate interest of the Data Controller (as explicitly expressed at the bottom of this document pursuant to the Digital Market Act).
- Sharing with business partners: Only with explicit consent, for joint marketing purposes.
- Legal basis: Consent of the data subject (as explicitly expressed at the bottom of this document pursuant to the Digital Market Act).
4. Processing Methods
Personal data will be processed both in paper and electronic formats, with appropriate security measures to prevent unauthorized access, loss, or destruction.
5. Data Retention Period
- Data collected for event organization will be retained for the time necessary to complete related activities and subsequently for a period of 5 years for administrative and legal purposes.
- Data collected for marketing purposes will be retained until the data subject withdraws consent and, in any case, for a maximum period of 2 years.
6. Data Recipients
Personal data may be disclosed to:
- Service providers for event organization (e.g., catering companies, setup companies).
- Business partners, only with the data subject’s consent.
- Competent authorities in cases of legal obligations.
7. Data Transfer Outside the EU
If personal data is transferred to non-EU countries, appropriate safeguards under the GDPR will be implemented (e.g., standard contractual clauses, adequacy decisions).
8. Data Subject Rights
Under the legitimacy conditions set by the Regulation, you, as the data subject, may exercise the following rights:
Right to object: You may object to the processing of your personal data at any time.
Right of access to data, by:
a) Requesting confirmation of whether your personal data is being processed.
b) Obtaining information on the purposes of the processing.
c) Knowing the categories and types of data provided.
d) Identifying the recipients or categories of recipients to whom your data has been or will be disclosed.
e) Understanding the source of the data, if not collected directly from you.
f) Knowing the existence of automated profiling.
Right to rectification: You may request the correction of your data at any time.
Right to erasure (right to be forgotten): Once the data retention period has ended or the business relationship has concluded, you may request the deletion of your data.
Right to restriction of processing: If you believe that the data provided is partially inaccurate, you may request a limitation on processing until it is corrected.
Right to data portability: You may request that your data be transferred to another Data Controller or provided on a mobile electronic device.
Informativa sulla Privacy per la Raccolta di Dati Personali – Fiere/Eventi
raccolta dati per scopi di marketing e condivisione dei dati ai partner commerciali
Informativa sul trattamento dei dati personali in ottemperanza di quanto previsto dal Regolamento UE n.679/2016 (c.d. GDPR), di seguito “Regolamento” ex. art.13.
- Titolare del Trattamento
Titolare del trattamento è la Società Seingim Global Service S.r.l. con sede legale in Ceggia (VE), alla Via Duca D’Aosta 96, C.F./ P.I. 03133300271, nella persona del Legale Rapp.te p.t.. - Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
mail: dpo@seingim.it - Finalità del Trattamento e Base Giuridica
I dati personali raccolti (nome, cognome, azienda, indirizzo email, numero di telefono, ruolo aziendale, ecc.) saranno trattati per le seguenti finalità:
Organizzazione e gestione della fiera: inclusa la registrazione dei partecipanti, la consegna di materiali informativi, l’organizzazione di eventi e workshop. Base giuridica: misure precontrattuali.
Invio di comunicazioni informative e promozionali: relative a prodotti e servizi offerti dall’azienda, eventi futuri e novità del settore. Base giuridica: consenso dell’interessato (di cui al consenso esplicito da lei espresso in calce al presente documento ai sensi del Digital Market Act)
Creazione di un database di contatti: per future attività di marketing e comunicazione. Base giuridica: legittimo interesse del titolare del trattamento. (di cui al consenso esplicito da lei espresso in calce al presente documento ai sensi del Digital Market Act);
Condivisione con partner commerciali: solo previo consenso esplicito, per finalità di marketing congiunto. Base giuridica: consenso dell’interessato (di cui al consenso esplicito da lei espresso in calce al presente documento ai sensi del Digital Market Act) - Modalità del Trattamento
I dati personali saranno trattati sia in formato cartaceo che elettronico, con l’adozione di misure di sicurezza idonee a garantirne la protezione da accessi non autorizzati, perdita o distruzione. - Periodo di Conservazione dei Dati
I dati raccolti per l’organizzazione della fiera saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle attività connesse e, successivamente, per un periodo di 5 anni per finalità amministrative e legali.
I dati raccolti per finalità di marketing saranno conservati fino alla revoca del consenso da parte dell’interessato e comunque per un periodo massimo di 2 anni. - Destinatari dei Dati
I dati personali potranno essere comunicati a:
Fornitori di servizi per l’organizzazione della fiera (es. società di catering, allestitori).
Partner commerciali, solo previo consenso dell’interessato.
Autorità competenti, in caso di obblighi di legge. - Trasferimento dei Dati Extra UE
Se previsto il trasferimento di dati personali verso Paesi extra UE, saranno adottate le garanzie previste dal GDPR (es. clausole contrattuali standard, decisioni di adeguatezza). - Diritti dell’Interessato
Nell’ottica dei presupposti di legittimazione previsti dal Regolamento, Lei, in qualità di interessato, potrà esercitare i seguenti diritti:
diritto all’accesso ai dati:
a) chiedendo se sia in corso il trattamento dei Suoi dati personali;
b) informazioni in merito alle finalità del trattamento;
c) le categorie e tipologie di dati da Lei conferiti;
d) i destinatari o le categorie di destinatari ai quali i Suoi dati sono o saranno comunicati;
e) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, essere edotto sulla provenienza degli stessi;
f) l’esistenza di un processo di profilazione automatizzato
diritto di rettifica dei dati In ogni momento è Sua facoltà chiedere al Titolare del trattamento la rettifica dei Suoi dati da Lei conferiti per l’espletamento del rapporto di collaborazione;
diritto alla cancellazione dei dati Una volta terminato il periodo di data retention e/o una volta concluso il rapporto di lavoro Lei può richiedere al Titolare del Trattamento e ai Responsabili del Trattamento la cancellazione dei dati da Lei conferiti;
diritto alla limitazione del trattamento Qualora Lei ritenga che i Dati conferiti al Titolare siano parzialmente inesatti, può chiederne la Limitazione del trattamento per il periodo utile alla rettifica degli stessi;
diritto alla portabilità dei dati Lei ha diritto di richiedere in qualsiasi momento che i Suoi dati vengano trasmessi ad altro Titolare o che vengano inseriti su supporto elettronico mobile;
diritto di opposizione al trattamento Lei può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali.
Lei potrà esercitare i suindicati diritti inviando una comunicazione al titolare del trattamento, attraverso i seguenti canali:
comunicazione da inviare all’indirizzo di posta elettronica amministrazione@pec.seingim.it;
Diritto di reclamo
Lei, potrà proporre eventuale reclamo all’autorità di controllo territorialmente competente, quale quella del Suo Stato di residenza, o dello Stato in cui lavora, o quella dello Stato in cui la violazione è avvenuta.
Per l’Italia, l’Autorità di Controllo ha sede in Roma, in Piazza Venezia n.11 – C.A.P. 00187. - Natura del Conferimento dei Dati
Il conferimento dei dati per l’organizzazione della fiera è necessario. Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di partecipare all’evento. Il conferimento dei dati per finalità di marketing è facoltativo. - Modalità di Esercizio dei Diritti
Per esercitare i propri diritti, l’interessato può contattare il Titolare del Trattamento ai recapiti indicati.